Quien recibe el Kit Digital asume varias obligaciones que se prolongan más de un año después de cobrar el servicio: llevar un código contable diferenciado, conservar toda la documentación durante cuatro años, atender las comprobaciones del programa y mantener el servicio contratado durante doce meses. No cumplirlas puede acabar en devolución de la ayuda.
La mayoría de guías las mezclan con los requisitos de solicitud o las citan sin artículo. Aquí van ordenadas por fase y con el artículo de las bases de cada una, para que puedas comprobarlas. Algunas consecuencias concretas dependen de tu convocatoria, y lo decimos cuando es así en lugar de inventar una cifra.
Tabla de contenidos
Obligaciones al pedir y firmar la ayuda
Empiezan antes de recibir nada: lo que declaras al solicitar te obliga después.
- Declarar las ayudas de minimis recibidas en los ejercicios anteriores (artículo 9.4).
- Comunicar otras ayudas que se hayan recibido para el mismo gasto, para evitar solapes (artículo 9.2).
- Formalizar el acuerdo con el agente en un máximo de seis meses desde la notificación de la concesión (artículo 21.5).
Los requisitos de entrada, que son otra cosa, están en requisitos del Kit Digital.
Obligaciones durante la ejecución y el servicio
Aquí es donde se juega el cobro del agente y, de rebote, tu situación frente al programa.
- Mantener el servicio doce meses. Todas las categorías tienen un periodo de prestación de doce meses (artículo 18.2).
- Colaborar en la justificación. La presenta el agente, pero necesita tu confirmación del servicio y la documentación que solo tú tienes. Detalle en justificación del Kit Digital.
- Atender los requerimientos del programa para evaluar el nivel de madurez digital una vez instaladas las soluciones (artículo 9.6).
- Cumplir la publicidad de la financiación que fijen las bases y tu convocatoria.
Revisamos tu web y tu situación con el Kit Digital y te decimos qué te conviene hacer. Sin compromiso.
Obligaciones después de cobrar: documentación y contabilidad
Es la fase en la que más se relaja la gente, y la que más problemas da en una revisión posterior.
Debes llevar un código contable diferenciado para registrar la actividad financiada y conservar facturas y justificantes durante un mínimo de cuatro años (artículo 9.3). Cómo se refleja el bono en las cuentas lo explicamos en cómo contabilizar el Kit Digital, con el criterio del ICAC.
Qué ocurre si no se cumple una obligación
Las consecuencias dependen del tipo de incumplimiento, y no todas llevan a devolver el dinero.
| Situación | Consecuencia prevista en las bases |
|---|---|
| No formalizar el acuerdo en seis meses | Se pierde la parte del bono sin acuerdo |
| Renunciar a la ayuda | Hay que reintegrar lo ya abonado (artículo 35.1) |
| Modificar el proyecto reduciendo la subvención | Devolución parcial o total (artículo 29.2) |
| Incumplimientos de justificación o de condiciones | Reintegro con intereses de demora o pérdida de pagos pendientes |
Los plazos de alegaciones y los porcentajes exactos dependen de la resolución y de la normativa general de subvenciones, así que no los damos como regla única. Si te llega un requerimiento, responde en plazo y consulta con tu agente y tu asesor.
Comprobamos si cumples los requisitos de tu segmento y te preparamos el expediente de principio a fin.
Dudas frecuentes sobre las obligaciones del Kit Digital
Lo que más preguntan quienes ya tienen el bono concedido.
¿Es obligatorio llevar contabilidad separada del bono?
Sí. Las bases exigen un código contable diferenciado para las operaciones del bono, o una contabilidad separada, y conservar la documentación durante cuatro años. Es una de las obligaciones que más se olvidan y que más preguntan los asesores.
¿Qué es la declaración de ausencia de conflicto de interés?
Un documento que el beneficiario firma para declarar que no existe un conflicto de interés en el procedimiento. Se incorporó a las obligaciones con la modificación de las bases publicada en el BOE en 2023, junto con medidas antifraude. Se cumplimenta al solicitar y al formalizar el acuerdo.
¿Qué pasa si no cumplo una obligación?
Puede acarrear la pérdida parcial o total del derecho a la ayuda, o su reintegro, según la obligación incumplida. Como el agente es quien cobra, los efectos suelen llegar a través de una justificación rechazada. De ahí la importancia de revisar cada obligación antes de firmar.
¿Tengo que estar al corriente con Hacienda para cobrar?
Sí. Las bases exigen estar al corriente con la Hacienda y la Seguridad Social, y no solo al pedir: también cuando se abona la ayuda. Una deuda sobrevenida durante la ejecución puede bloquear los pagos.
¿Puedo recibir otra subvención por lo mismo?
No para el mismo coste: son incompatibles. Debes comunicar cualquier otra ayuda que recibas para el mismo gasto, y las ayudas de minimis hay que declararlas. Lo prudente es consultarlo con tu asesor antes de pedir otra ayuda relacionada.
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